Så här gör vi på Södra tornet när vi planerar ett event för våra kunder. Det kan vara ett entimmes-PR-gig på Stockholms central eller en tredagarskonferens i Göteborg. Vårt standardtips är att ta hjälp, från oss eller andra. Det finns många fallgropar och det kommer blir stressigt. Så om du läser den här sidan hör du antagligen till den stora majoriteten som inte har så stor erfarenhet av event. Här berättar vi i stora drag hur vi jobbar.

Uppstartsmöte

Vi börjar med att gå igenom era förväntningar och vilka effekter ni vill uppnå. Tillsammans tittar vi på budget, vilken personal och andra resurser ni har och vilken information vi behöver från er. Ni kanske behöver hitta medarrangörer och sponsorer? När det är klart påbörjar vi planering och produktion. Under hela processen har vi kontinuerliga avstämningar för att ni ska känna er delaktiga och ha koll på läget.

Organisation och budget

I små projekt har ni en budget och det räcker med att ni och vi på Södra tornet genomför. I stora projekt är budgetarbetet något vi hjälper till med, och vi syr ihop en grupp leverantörer som kan ge er helhet. Det finns andra som är experter på musikarrangemang, stora konferenser etc. Södra tornet projektleder och ser till att totallösningen blir på bästa sätt, vi ser till att du får den marknadseffekt du söker.

Produktion

Efter att vi identifierat era behov gör vi en plan över vad som ska göras och när. Sen tar vi fram koncept och strategi för att locka deltagare, marknadsföra och följa upp resultat. Om ni vill hjälper vi till med sätta program, fixa talare, underhållning och mat. Vi bokar lokal, möbleringsplan, teknik, underleverantörer, profilprodukter och utställningsmaterial.

Vi tar också ansvar för att bjuda in deltagare, ta emot anmälningar och skicka ut viktig information till deltagare och besökare.