Tips för dig som planerar event för företag och myndigheter

Varför ska man anlita en eventbyrå? Svaret är enkelt: Du får göra det roliga och slipper det svåra. Du kan känna dig trygg och veta att du gör ett bra jobb. Du som vill arrangera ett event gör det sällan, du kanske inte ens har gjort det förut. Men vi som jobbar med event har erfarenheten och resurserna.

1. Göra själv eller ta hjälp?

Om du är en van projektledare, har gjort samma typ av event tidigare och du har tid och medarbetare som behöver sysselsättas så finns fördelar med genomföra eventet själv. Om inte, så behöver du ta in hjälp, helt eller delvis.

2. Sköta projektledningen själv, men köpa in allt annat?

Samma som i förra fråga frågan. Om du har gjort det förut och kan, så går det utmärkt. Annars avråder vi.

3. Väj rätt typ av eventbyrå

Titta först på webben om de jobbar med din typ event. Vissa är bättre på opinionsbildning, B2B eller myndigheter, hit hör Södra tornet. Andra är bättre på butiksevent och konsumentprodukter, till exempel Brand Impact. En tredje kategori är rena festfixare som tar uppdrag både från företag och privatpersoner.

4. Eventbyrå eller kommunikationsbyrå?

Det finns rena eventbyråer som bara genomför och bemannar event. Dom hittar du bland annat på https://ses.se/medlemsregister/.

Sen finns det kommunikationsbyråer som gör event, till exempel Södra tornet. Fördelen med att anlita en kommunikationsbyrå är att de löser helheten, som att locka deltagare, bygger webbsidor, bygger kundregister, gör PR och följer upp eventet med löpande marknadsföring.

5. Hur vet jag vilken eventbyrå som är bäst?

Alla beställare är olika – så boka ett möte och se om de kan föreslå en lösning som passar dig. Har de förmågan att guida dig till bäst lösning? Känns de kreativa? Lyssnar de och förstår de dina behov? En varningsklocka är om de säger ja till allt utan att tänka efter.

6. Hitta ditt ”varför” med eventet

Om du inte gjort det redan, formulera ett tydligt syfte. ”Nöjda deltagare” räcker inte. Vill du få fler kunder, locka medarbetare, ändra åsikter, skapa debatt, stärka varumärket? Det kan påverka allt från sändlistor till var du ska vara. I egna lokaler eller i Almedalen? Det kanske ska bli ett årligt event? Du kanske kan få mycket större effekt om du kombinerar med PR och det ingår i en kampanj?

7. Att tänka på innan mötet med eventbyrån.
Fundera på vilka dina utmaningar är, till exempel:

– Behöver du hjälp att få sponsorer och finansiärer?

– Fler deltagare till eventet

– Konvertera deltagare till kunder

– Skapa PR och debatt runt ett visst ämne?

8. Din roll i eventet

Bestäm vad din roll ska vara. Som beställare har du en viktig roll i utformningen av eventet tillsammans med eventbyrån. Du behöver ha stor insyn i eventbyråns arbete. Är du länken till samarbetspartners och talare? Eller är du den som står på scenen själv?

Läs mer om event i Almedalen.